Saat perusahaan mengadakan tali ID card untuk karyawan, salah satu keputusan yang sering muncul adalah memilih lanyard standar atau lanyard yoyo. Sekilas, keduanya sama-sama berfungsi untuk membawa kartu identitas. Namun, kebutuhan penggunaannya bisa berbeda tergantung aktivitas kerja masing-masing karyawan.
Karyawan yang lebih banyak bekerja di depan komputer tentu memiliki kebiasaan berbeda dengan petugas keamanan, staf gudang, teknisi, atau karyawan yang setiap hari menggunakan kartu akses untuk membuka pintu. Karena itu, memilih satu jenis lanyard untuk seluruh karyawan belum tentu menjadi keputusan paling efisien.
Pertanyaannya bukan sekadar mana yang lebih bagus, tetapi apakah setiap karyawan benar-benar membutuhkan mekanisme yoyo atau justru lanyard standar sudah mencukupi?
Tidak Semua Posisi Kerja Memiliki Kebutuhan yang Sama
Dalam pengadaan perlengkapan identitas, perusahaan sering menggunakan satu spesifikasi untuk seluruh karyawan agar tampilan tetap seragam dan proses pembelian lebih sederhana. Pendekatan ini memang praktis, tetapi belum tentu sesuai dengan kebutuhan operasional setiap divisi.
Ada karyawan yang hanya perlu memperlihatkan kartu identitas ketika memasuki area kantor. Ada pula yang harus berulang kali menempelkan kartu ke mesin akses, melakukan pemindaian, atau menunjukkan kartu kepada petugas pemeriksaan.
Perbedaan aktivitas tersebut perlu diperhitungkan sebelum menentukan jenis lanyard.
Karyawan administrasi dan staf kantor
Karyawan administrasi, keuangan, HR, dan pekerjaan kantor lainnya umumnya lebih banyak beraktivitas di meja kerja, ruang rapat, atau area internal perusahaan.
Jika kartu identitas hanya digunakan untuk pengenalan diri dan tidak perlu sering ditempelkan ke perangkat akses, lanyard standar biasanya sudah dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Pengadaan lanyard standar untuk kelompok ini juga dapat membantu perusahaan menjaga keseragaman identitas tanpa menambahkan aksesori yang belum tentu digunakan secara rutin.
Karyawan yang sering menggunakan kartu akses
Kebutuhannya berbeda untuk karyawan yang harus berulang kali menggunakan kartu akses. Misalnya, staf yang melewati pintu elektronik, mengakses ruang tertentu, atau menggunakan kartu untuk membuka perangkat keamanan.
Pada situasi seperti ini, lanyard yoyo dapat menjadi pilihan karena bagian kartu dapat ditarik mendekati alat pembaca tanpa harus selalu melepas atau mendekatkan seluruh tali dari leher.
Model ini layak dipertimbangkan apabila frekuensi penggunaan kartu akses cukup tinggi dan mekanisme tarik-ulur memang membantu aktivitas kerja.
Petugas keamanan dan resepsionis
Petugas keamanan dan resepsionis sering berinteraksi dengan pengunjung, memeriksa identitas, atau menggunakan kartu akses untuk memasuki area tertentu.
Namun, kebutuhan keduanya tidak selalu sama. Petugas yang perlu melakukan pemindaian kartu berkali-kali mungkin lebih terbantu dengan mekanisme yoyo. Sementara itu, petugas yang lebih sering memperlihatkan kartu identitas dapat menggunakan lanyard standar apabila sudah mencukupi.
Keputusan sebaiknya didasarkan pada prosedur kerja sebenarnya, bukan hanya nama jabatan.
Teknisi, staf operasional, dan pekerja lapangan
Teknisi dan staf operasional bisa memiliki kebutuhan yang lebih beragam. Sebagian menggunakan kartu akses untuk masuk ke ruang mesin atau area terbatas, sedangkan sebagian lainnya bekerja di lokasi yang menuntut banyak pergerakan.
Pada kelompok ini, perusahaan perlu memperhatikan bukan hanya kemudahan menjangkau kartu, tetapi juga keamanan dan kenyamanan saat bekerja. Penggunaan tali yang menjuntai atau aksesori tambahan perlu disesuaikan dengan aturan keselamatan di area kerja masing-masing.
Jadi, lanyard yoyo tidak otomatis menjadi pilihan terbaik untuk semua pekerja lapangan. Perusahaan tetap perlu melihat risiko pekerjaan dan ketentuan keselamatan yang berlaku.
Kapan Lanyard Standar Sudah Cukup untuk Karyawan?
Lanyard standar masih menjadi pilihan yang relevan untuk banyak kebutuhan identitas perusahaan. Mekanismenya sederhana, mudah digunakan, dan dapat menampilkan identitas visual perusahaan melalui desain tali.
Model ini dapat dipertimbangkan apabila:
-
Kartu identitas lebih banyak digunakan sebagai tanda pengenal.
-
Karyawan jarang melakukan pemindaian kartu akses.
-
Kartu tidak perlu ditarik berulang kali dari posisi pemakaian.
-
Perusahaan mengutamakan keseragaman desain dan spesifikasi.
-
Penggunaan aksesori tambahan tidak memberikan manfaat operasional yang berarti.
Artinya, perusahaan tidak harus memilih lanyard yoyo hanya karena model tersebut terlihat lebih modern. Jika aktivitas karyawan sudah dapat dilayani dengan lanyard standar, pengadaan model sederhana justru bisa menjadi keputusan yang lebih tepat.
Kapan Lanyard Yoyo Lebih Dibutuhkan oleh Karyawan?
Jika lanyard standar cukup untuk membawa kartu identitas, lanyard yoyo menawarkan fungsi tambahan berupa mekanisme tarik-ulur. Bagian kartu dapat ditarik mendekati alat pembaca, kemudian kembali ke posisi semula setelah dilepaskan.
Fitur tersebut menjadi berguna ketika kartu digunakan berulang kali dalam aktivitas kerja. Namun, perusahaan tetap perlu memastikan bahwa kebutuhan tersebut memang ada, bukan sekadar mengikuti tren aksesori ID card.
Karyawan yang sering melakukan pemindaian kartu
Karyawan yang harus melakukan pemindaian kartu berkali-kali dalam sehari dapat menjadi kelompok prioritas untuk menggunakan lanyard yoyo.
Contohnya adalah staf yang harus melewati beberapa pintu akses, masuk ke ruang kerja terbatas, atau menggunakan kartu untuk mengakses fasilitas tertentu. Mekanisme tarik-ulur dapat membantu menjangkau perangkat pembaca tanpa harus melepas seluruh tali dari leher.
Lingkungan kerja dengan sistem akses elektronik
Perusahaan yang menerapkan sistem kontrol akses elektronik dapat mempertimbangkan penggunaan yoyo untuk karyawan yang rutin menggunakan kartu akses.
Meski demikian, pastikan jenis kartu dan perangkat pembaca memang sesuai dengan cara penggunaan tersebut. Perhatikan pula panjang kabel yoyo, posisi pemasangan, dan kenyamanan saat kartu ditarik.
Karyawan yang membutuhkan akses cepat
Pada beberapa pekerjaan, proses membuka pintu atau melakukan verifikasi identitas berlangsung berulang kali. Dalam kondisi seperti ini, kemudahan menjangkau kartu bisa membantu kelancaran aktivitas.
Contohnya dapat ditemukan pada staf operasional gedung, petugas fasilitas, atau karyawan yang sering berpindah antararea. Akan tetapi, kebutuhan setiap posisi tetap harus diperiksa berdasarkan prosedur kerja yang berlaku.
Strategi Menggabungkan Lanyard Standar dan Yoyo dalam Satu Perusahaan
Perusahaan tidak harus memilih satu jenis lanyard untuk seluruh karyawan. Jika kebutuhan antar-divisi berbeda, pengadaan dapat menggunakan beberapa konfigurasi dengan tetap mempertahankan identitas visual yang seragam.
Contohnya, perusahaan dapat menggunakan desain tali, warna, dan logo yang sama, tetapi membedakan aksesori berdasarkan kebutuhan pengguna.
| Kelompok pengguna | Model yang dapat dipertimbangkan | Pertimbangan |
|---|---|---|
| Staf administrasi | Lanyard standar | Kartu lebih banyak digunakan sebagai identitas |
| HR dan keuangan | Lanyard standar atau yoyo | Disesuaikan dengan frekuensi akses elektronik |
| Petugas keamanan | Lanyard yoyo atau standar | Mengikuti prosedur pemeriksaan dan keamanan |
| Resepsionis | Lanyard standar atau yoyo | Bergantung pada kebutuhan pemindaian kartu |
| Teknisi dan operasional | Disesuaikan dengan kondisi kerja | Perlu mempertimbangkan keselamatan dan risiko tersangkut |
Tabel tersebut merupakan contoh pemetaan awal, bukan ketentuan mutlak. Perusahaan tetap perlu melakukan pengecekan terhadap aktivitas aktual dan aturan keselamatan di setiap area.
Menjaga desain tetap seragam
Walaupun aksesori yang digunakan berbeda, identitas visual perusahaan masih dapat dibuat konsisten. Misalnya, seluruh karyawan menggunakan warna dasar tali yang sama, logo perusahaan pada posisi yang seragam, dan ukuran tali yang telah ditentukan.
Perbedaan hanya diterapkan pada konfigurasi aksesori sesuai kebutuhan pekerjaan. Dengan cara ini, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan operasional tanpa kehilangan keseragaman identitas.
Menghitung jumlah pesanan berdasarkan kelompok pengguna
Sebelum meminta penawaran, bagian pengadaan sebaiknya membuat daftar kebutuhan berdasarkan divisi. Hitung berapa orang yang cukup menggunakan lanyard standar dan berapa orang yang memerlukan yoyo.
Misalnya, perusahaan memiliki 100 karyawan. Setelah pemetaan kebutuhan, 70 orang menggunakan lanyard standar dan 30 orang menggunakan lanyard yoyo. Pembagian tersebut dapat menjadi dasar untuk meminta penawaran sesuai konfigurasi masing-masing.
Perhitungan seperti ini lebih terarah dibandingkan langsung memesan satu model untuk seluruh karyawan tanpa mengevaluasi kebutuhan pengguna.
Hal yang Perlu Diperiksa Sebelum Memesan Lanyard Karyawan
Setelah mengetahui kelompok karyawan yang membutuhkan lanyard standar maupun yoyo, perusahaan perlu memastikan spesifikasi produk sebelum melakukan pemesanan. Tahap ini penting agar produk yang diterima sesuai dengan kebutuhan operasional sekaligus identitas visual perusahaan.
Ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan oleh bagian HR, general affairs, atau procurement.
1. Tentukan jumlah kebutuhan setiap model
Buat rekap jumlah karyawan berdasarkan konfigurasi yang akan digunakan. Pisahkan kebutuhan lanyard standar dan lanyard yoyo agar penawaran dari vendor lebih mudah dibandingkan.
Jangan lupa memperhitungkan kebutuhan karyawan baru, penggantian kartu identitas, dan stok cadangan jika perusahaan memiliki tingkat pergantian karyawan yang cukup tinggi.
2. Samakan identitas visual perusahaan
Walaupun menggunakan aksesori berbeda, desain tali sebaiknya tetap mengikuti standar identitas perusahaan. Tentukan warna, logo, ukuran, dan elemen visual yang digunakan.
Dengan demikian, karyawan tetap terlihat sebagai bagian dari organisasi yang sama meskipun jenis aksesori lanyard-nya berbeda.
3. Periksa kompatibilitas kartu dan aksesori
Untuk lanyard yoyo, periksa apakah bentuk pengait, panjang tali tarik, dan mekanisme pengembaliannya sesuai dengan kartu atau perangkat yang digunakan.
Perusahaan juga perlu memastikan aksesori tidak mengganggu pekerjaan atau menimbulkan risiko tersangkut, terutama untuk karyawan yang bekerja di area operasional.
4. Pertimbangkan anggaran berdasarkan fungsi
Harga lanyard standar dan konfigurasi dengan aksesori yoyo bisa berbeda. Karena itu, perbandingan anggaran sebaiknya dilakukan berdasarkan kebutuhan masing-masing kelompok karyawan.
Tidak perlu menambahkan aksesori pada semua pesanan jika sebagian besar karyawan tidak membutuhkannya. Anggaran dapat diarahkan pada kelompok yang memang memerlukan kemudahan akses kartu.
5. Pastikan minimum pemesanan dan spesifikasi vendor
Sebelum produksi, pastikan jumlah minimum pemesanan, pilihan bahan, lebar tali, metode cetak, aksesori, serta estimasi waktu pengerjaan.
Di IndoLanyard, produk custom memiliki minimum pemesanan 50 pcs. Jika perusahaan membutuhkan lebih dari satu konfigurasi, komunikasikan pembagian jumlah dan spesifikasinya terlebih dahulu kepada vendor.
Memilih Lanyard Standar atau Yoyo Bukan Sekadar Soal Model
Keputusan memilih lanyard sebaiknya berangkat dari aktivitas kerja karyawan. Lanyard standar dapat memenuhi kebutuhan identitas sehari-hari, sedangkan lanyard yoyo lebih relevan bagi pengguna yang sering menjangkau kartu untuk melakukan pemindaian atau membuka akses elektronik.
Perusahaan juga dapat menggabungkan kedua model dalam satu pengadaan. Kuncinya adalah menjaga desain identitas tetap konsisten sambil menyesuaikan aksesori dengan kebutuhan setiap divisi.
Jika sedang merencanakan pengadaan tali ID card untuk karyawan, kamu dapat melihat pilihan lanyard custom IndoLanyard serta lanyard yoyo custom. Sampaikan jumlah kebutuhan dan konfigurasi yang diinginkan agar spesifikasi produk dapat disesuaikan sebelum produksi.
FAQ Seputar Lanyard Yoyo dan Lanyard Standar
Apakah semua karyawan perlu menggunakan lanyard yoyo?
Tidak. Kebutuhannya bergantung pada aktivitas kerja. Karyawan yang hanya menggunakan kartu sebagai identitas umumnya dapat menggunakan lanyard standar, sedangkan pengguna yang sering melakukan pemindaian kartu dapat mempertimbangkan yoyo.
Apa perbedaan lanyard standar dan lanyard yoyo?
Lanyard standar menggunakan tali dengan pengait untuk membawa kartu identitas. Lanyard yoyo dilengkapi mekanisme tarik-ulur sehingga kartu dapat dijangkau lebih mudah tanpa harus melepas seluruh tali.
Apakah lanyard yoyo cocok untuk kartu akses kantor?
Bisa dipertimbangkan untuk pengguna yang sering melakukan pemindaian kartu akses. Namun, kompatibilitas aksesori dan kartu tetap perlu diperiksa sebelum pengadaan.
Apakah perusahaan boleh menggunakan dua jenis lanyard sekaligus?
Boleh. Perusahaan dapat menggunakan lanyard standar untuk sebagian karyawan dan lanyard yoyo untuk divisi yang membutuhkan akses kartu lebih sering. Desain tali dapat dibuat seragam agar identitas perusahaan tetap konsisten.
Mana yang lebih hemat, lanyard standar atau yoyo?
Lanyard standar dapat menjadi pilihan lebih ekonomis apabila kebutuhan pengguna hanya sebatas membawa kartu identitas. Namun, perbandingan harga akhir perlu memperhatikan spesifikasi, aksesori, jumlah pesanan, dan penawaran vendor.
Berapa minimum pemesanan lanyard custom di IndoLanyard?
Minimum pemesanan produk custom di IndoLanyard adalah 50 pcs. Jika perusahaan membutuhkan beberapa konfigurasi, jumlah dan spesifikasinya sebaiknya dikonsultasikan terlebih dahulu.
Apa saja yang perlu disiapkan sebelum memesan lanyard perusahaan?
Siapkan jumlah karyawan, pembagian kebutuhan lanyard standar dan yoyo, desain atau logo perusahaan, ukuran tali, pilihan aksesori, serta target waktu pengadaan.
Apakah desain lanyard standar dan yoyo bisa dibuat sama?
Desain identitas pada tali dapat disamakan agar seluruh karyawan memiliki tampilan yang konsisten. Perbedaannya terletak pada konfigurasi aksesori yang digunakan.
