Mau meminta penawaran lanyard custom ke vendor? Jangan langsung mulai dari pertanyaan, “Lanyard 500 pcs berapa?”

Boleh saja bertanya begitu. Tapi kalau Anda ingin mendapatkan quotation yang lebih jelas dan mudah dibandingkan, ada beberapa informasi yang sebaiknya disiapkan lebih dulu.

Tidak harus semuanya sudah final.

Setidaknya vendor perlu tahu lanyard tersebut akan dipakai untuk apa, berapa jumlahnya, ukuran yang diinginkan, desainnya seperti apa, aksesori apa yang dibutuhkan, kapan barang harus tersedia, dan ke mana barang akan dikirim.

Misalnya, kebutuhan lanyard untuk ID card karyawan yang dipakai setiap hari tentu bisa berbeda dengan lanyard untuk seminar yang hanya digunakan selama satu atau dua hari.

Kalau kartu sering ditap ke reader, aksesori seperti yoyo atau retractable reel juga bisa menjadi pertimbangan. Kalau hanya untuk menggantung ID card, hook standar mungkin sudah cukup.

Jadi sebelum meminta quotation, tentukan dulu spesifikasi dasarnya.

Kenapa Spesifikasi Perlu Disiapkan Sebelum Meminta Quotation?

Karena harga lanyard custom tidak ditentukan oleh jumlah pcs saja. Ukuran, bahan, teknik printing, desain, jenis hook, aksesori, jumlah desain, dan kebutuhan tambahan lainnya bisa membuat harga satu pesanan berbeda dengan pesanan lain.

Bayangkan Anda meminta penawaran kepada tiga vendor dengan brief yang berbeda-beda. Ke vendor pertama Anda hanya mengatakan:

“Saya butuh 500 pcs lanyard custom.”

Ke vendor kedua Anda memberikan informasi:

“500 pcs, lebar 2 cm, printing full color, hook standar, untuk ID card karyawan.”

Sementara ke vendor ketiga:

“500 pcs, lebar 2 cm, bahan tissue, full color dua sisi, hook standar, stopper, holder, deadline dua minggu.”

Hasil quotation dari ketiga vendor tentu belum tentu bisa dibandingkan langsung. Masalahnya bukan pada vendor. Brief yang diberikan memang berbeda.

Untuk kebutuhan purchasing atau procurement, ini cukup penting. Anda ingin membandingkan harga dari beberapa vendor berdasarkan produk yang sama, bukan sekadar membandingkan angka paling rendah.

Mulai dari Pertanyaan Sederhana: Lanyard Ini Akan Dipakai Untuk Apa?

Sebelum memilih bahan atau aksesori, tentukan dulu fungsi lanyard tersebut.

Apakah untuk:

• ID card karyawan

• kartu akses kantor

• seminar atau event

• sekolah atau kampus

• komunitas

• kartu panitia

• pameran

• kebutuhan promosi

• kartu yang sering digunakan untuk tap ke reader

Ini terdengar sederhana, tetapi jawabannya bisa memengaruhi spesifikasi.

Misalnya, kalau lanyard hanya digunakan untuk membawa ID card karyawan, Anda mungkin tidak membutuhkan banyak aksesori.

Kalau kartu harus sering ditap ke reader, situasinya berbeda. Kartu akan lebih praktis jika bisa ditarik menggunakan yoyo atau retractable reel. Kalau kartu perlu dilepas dengan cepat dari tali, detachable buckle bisa menjadi pilihan. Jadi jangan mulai dari katalog aksesori. Mulai dari cara lanyard tersebut akan dipakai.

1. Tentukan Jumlah Lanyard yang Akan Dipesan

Quantity adalah informasi dasar yang hampir selalu dibutuhkan vendor. Sampaikan jumlahnya secara jelas.

Contohnya:

500 pcs lanyard custom

Kalau jumlahnya belum final, Anda juga bisa meminta simulasi beberapa quantity, misalnya:

• 100 pcs

• 250 pcs

• 500 pcs

• 1.000 pcs

Ini cukup membantu kalau Anda masih menyusun anggaran atau ingin melihat perbedaan harga berdasarkan jumlah pesanan. Kalau ada beberapa desain, jangan hanya menyebut total jumlahnya.

Misalnya:

Total 500 pcs, terdiri dari 300 pcs desain A dan 200 pcs desain B.

Detail seperti ini perlu disampaikan sejak awal karena jumlah desain bisa menjadi bagian dari perhitungan quotation.

Jangan hanya mengatakan “pesan banyak”

Untuk vendor, angka yang jelas jauh lebih berguna.

“Pesan banyak” bisa berarti 200 pcs, 500 pcs, atau 5.000 pcs.

Lebih baik langsung tuliskan perkiraannya. Kalau quantity masih bisa berubah, katakan saja:

Estimasi 500 pcs, mohon sekalian diberikan harga untuk 1.000 pcs.

Dengan begitu Anda mendapatkan informasi yang lebih berguna untuk mengambil keputusan.

2. Pilih Lebar Lanyard: 1,5 cm, 2 cm, atau 2,5 cm?

Lebar lanyard bukan hanya soal tampilan. Ukuran tali juga menentukan seberapa besar area yang tersedia untuk desain dan seperti apa kesan lanyard ketika dipakai. Ukuran yang sering digunakan antara lain:

Jadi, apakah lanyard 2,5 cm otomatis lebih bagus?

Belum tentu.

Kalau logonya sederhana dan Anda menginginkan tali yang lebih ramping, 1,5 cm bisa saja sudah cukup. Kalau nama perusahaan cukup panjang, ada tagline, atau desain membutuhkan area cetak yang lebih lega, 2 cm bisa lebih fleksibel.

Sementara ukuran 2,5 cm bisa dipilih kalau memang tampilan dan kebutuhan desain membutuhkan tali yang lebih lebar.Jangan memilih ukuran hanya karena terlihat paling besar.

Coba lihat desain yang akan dicetak. Kalau sudah punya artwork, kirimkan ke vendor. Dari situ biasanya lebih mudah menentukan apakah area 1,5 cm cukup atau perlu lebih lebar.

3. Tentukan Material: Polyester atau Tissue?

Material juga sebaiknya dicantumkan dalam brief jika Anda sudah mengetahuinya. Dua istilah yang cukup sering digunakan dalam pemesanan lanyard adalah polyester dan tissue. Tetapi jangan berhenti di nama bahan.

Lanyard dengan nama material yang sama belum tentu menghasilkan rasa dan tampilan yang persis sama. Konstruksi tali, tekstur, ketebalan, teknik printing, dan finishing juga bisa memengaruhi hasil akhirnya.

Karena itu, kalau Anda belum yakin memilih bahan, tidak perlu memaksakan diri. Anda bisa mengatakan:

“Lanyard untuk ID card karyawan, dipakai setiap hari. Mohon rekomendasikan material yang sesuai.”

Kalimat seperti ini justru lebih berguna daripada memilih bahan secara asal.

Kalau Anda sudah punya referensi lanyard yang pernah digunakan sebelumnya, kirimkan fotonya kepada vendor. Jelaskan juga bagian mana yang Anda sukai, misalnya teksturnya, tampilannya, atau kenyamanannya.

Untuk pembelian dalam jumlah besar, sampel juga bisa membantu. Jangan hanya menilai bahan dari foto katalog.

4. Tentukan Teknik Printing dan Konsep Desain

“Lanyard custom” belum menjelaskan seperti apa desain yang akan dicetak. Vendor perlu mengetahui gambaran desain yang sebenarnya.

Misalnya desain Anda:

• satu warna

• dua warna

• full color

• menggunakan gradasi

• memiliki banyak detail

• menggunakan logo berulang

• memiliki tulisan panjang

• menggunakan warna brand tertentu

Desain sederhana dan desain full color bisa membutuhkan pendekatan produksi yang berbeda.

Kalau sudah memiliki desain, sebaiknya kirimkan ketika meminta quotation.

Jangan hanya menulis:

“Desain ada.”

Lebih baik sertakan file atau minimal berikan gambaran desainnya.

Kalau desain belum jadi

Tidak masalah.

Siapkan dulu bahan dasarnya:

• logo perusahaan

• nama perusahaan

• warna utama brand

• tulisan yang ingin dimasukkan

• referensi lanyard yang disukai

Dari sini Anda bisa meminta bantuan vendor untuk membuat mockup. Yang perlu diperhatikan adalah membedakan antara logo sudah tersedia dengan desain lanyard sudah final.

Logo belum tentu berarti artwork lanyard sudah siap produksi.

5. Tentukan Sisi Printing

Kalau kebutuhan desainnya cukup spesifik, jangan lupa menanyakan atau mencantumkan apakah printing dilakukan satu sisi atau dua sisi.

Misalnya Anda ingin logo dan nama brand terlihat pada bagian luar tali ketika dipakai. Sampaikan kebutuhan tersebut sejak awal.

Jangan hanya menulis:

“Printing full color.”

Lebih jelas jika brief-nya seperti:

Printing full color, desain berulang pada tali.

Atau:

Printing dua sisi dengan desain berbeda.

Semakin jelas brief-nya, semakin kecil kemungkinan Anda dan vendor memiliki pemahaman yang berbeda tentang hasil yang diinginkan.

6. Pilih Hook dan Aksesori Berdasarkan Cara Kartu Digunakan

Ini salah satu bagian yang sering dibuat terlalu rumit. Ada hook, stopper, buckle, detachable buckle, safety breakaway, yoyo, retractable reel, dan berbagai pilihan holder.

Apakah semuanya harus digunakan?

Tentu tidak. Yang penting bukan aksesori sebanyak mungkin, tetapi aksesori yang memang berguna.

Kalau hanya untuk membawa ID card

Hook standar biasanya sudah cukup. Tidak perlu menambahkan yoyo atau buckle kalau memang tidak ada kebutuhan untuk melepas atau menarik kartu.

Kalau kartu perlu dilepas dengan cepat

Detachable buckle bisa menjadi pilihan. Bagian kartu dapat dilepas tanpa harus membuka lanyard dari leher. Ini bisa berguna ketika pengguna sering perlu menunjukkan atau menyerahkan kartu.

Kalau kartu sering ditap

Nah, di sini ceritanya berbeda. Kalau karyawan harus tap kartu ke reader beberapa kali sehari, yoyo atau retractable reel bisa lebih praktis.

Kartu tinggal ditarik menuju reader tanpa harus melepas lanyard dari leher.

Kalau kartu perlu keamanan tambahan

Safety breakaway bisa dipertimbangkan untuk kebutuhan tertentu, terutama jika ada pertimbangan keselamatan saat lanyard tertarik atau tersangkut. Yang penting, jangan memasukkan semua aksesori hanya karena tersedia. Tentukan berdasarkan cara lanyard akan dipakai.

7. Tentukan Apakah Membutuhkan Holder

Lanyard dan ID card holder sebenarnya dua hal yang berbeda. Anda bisa memesan tali saja, atau memesan paket yang sudah termasuk holder. Sampaikan dengan jelas saat meminta quotation.

Misalnya:

Lanyard 500 pcs, termasuk holder ID card.

Atau:

Lanyard saja, holder tidak diperlukan.

Kalau holder dibutuhkan, jelaskan juga kalau ada spesifikasi tertentu yang sudah Anda inginkan. Misalnya model holder, jumlah slot kartu, atau kebutuhan untuk kartu tertentu. Jangan berasumsi vendor akan otomatis memasukkan holder ke dalam quotation. Lebih aman menyebutkannya sejak awal.

8. Tentukan Warna dan Identitas Brand

Kalau lanyard digunakan sebagai atribut perusahaan, warna biasanya mengikuti identitas brand.

Siapkan:

• logo

• kode warna brand jika tersedia

• warna dasar lanyard

• warna tulisan

• referensi desain

Kalau warna brand sudah memiliki standar, kirimkan referensinya kepada vendor. Ini lebih baik daripada hanya mengatakan:

“Warnanya biru.”

Biru yang Anda bayangkan belum tentu sama dengan biru yang dipahami vendor. Kalau belum memiliki standar warna yang ketat, Anda bisa mengirim contoh visual atau meminta vendor membuat mockup terlebih dahulu.

9. Tentukan Deadline, Bukan Hanya “Secepatnya”

Ini sering dilupakan ketika meminta quotation.

Vendor tidak hanya perlu tahu berapa banyak lanyard yang dipesan, tetapi juga kapan barang tersebut harus tersedia.

Contohnya:

Barang dibutuhkan maksimal 20 Oktober.

Jauh lebih jelas daripada:

Mohon diproses secepatnya.

Kalau lanyard akan digunakan untuk event, sebutkan tanggal acaranya. Kalau digunakan untuk onboarding karyawan, sebutkan kapan barang harus sudah tersedia.

Dengan deadline yang jelas, vendor dapat memberi estimasi produksi yang lebih relevan. Dan kalau deadline Anda cukup ketat, sampaikan sejak awal. Jangan baru memberi tahu setelah quotation disetujui.

10. Cantumkan Lokasi Pengiriman

Lokasi pengiriman juga sebaiknya masuk dalam brief. Minimal sebutkan kota dan provinsinya.

Contoh:

Pengiriman ke Bandung, Jawa Barat.

Kalau vendor membutuhkan alamat lengkap untuk menghitung ongkir, berikan alamat setelah diminta. Ini penting ketika Anda membandingkan quotation dari beberapa vendor.

Jangan sampai satu penawaran sudah memperhitungkan pengiriman, sementara penawaran lain baru menghitung ongkir di tahap berikutnya.

Kalau Belum Tahu Spesifikasinya, Jangan Asal Pilih

Ini bagian yang cukup penting. Anda tidak harus sudah menjadi ahli lanyard sebelum meminta quotation.

Kalau belum tahu apakah lebih cocok menggunakan polyester atau tissue, katakan saja. Kalau belum tahu ukuran yang tepat, sampaikan kebutuhan penggunaannya. Kalau bingung memilih hook, jelaskan cara kartu akan digunakan.

Misalnya:

“Lanyard digunakan oleh sekitar 300 karyawan. ID card juga digunakan untuk tap masuk kantor beberapa kali sehari. Kami belum menentukan jenis hook dan aksesori. Mohon rekomendasikan konfigurasi yang paling praktis.”

Brief seperti ini sudah jauh lebih berguna daripada menebak-nebak sendiri. Vendor mendapatkan konteks penggunaan, sementara Anda mendapatkan dasar untuk menentukan spesifikasi.

Contoh Spesifikasi Lanyard yang Siap Dikirim ke Vendor

Kalau semua informasi sudah tersedia, brief sederhana seperti berikut sudah cukup untuk memulai percakapan:

Kebutuhan lanyard custom

Quantity: 500 pcs
Penggunaan: ID card karyawan
Lebar: 2 cm
Material: belum ditentukan, mohon rekomendasi
Printing: full color
Desain: sudah tersedia
Hook: standar
Holder: diperlukan
Aksesori tambahan: mohon rekomendasi
Deadline: maksimal 20 Oktober
Pengiriman: Bandung

Mohon diberikan quotation beserta spesifikasi material, estimasi produksi, dan biaya pengiriman.

Kalau Anda sudah tahu bahannya, tinggal ganti bagian tersebut.

Kalau membutuhkan yoyo, misalnya:

Aksesori: retractable reel/yoyo untuk memudahkan tap kartu.

Brief tidak perlu dibuat seperti dokumen procurement yang panjang.

Yang penting informasi yang memengaruhi produk dan harga sudah jelas.

Cara Membandingkan Quotation dari Beberapa Vendor

Setelah mengirim brief ke beberapa vendor, jangan langsung memilih angka paling murah. Bandingkan dulu apakah spesifikasinya sama.

Misalnya:

Sekarang perbandingannya menjadi lebih masuk akal.

Misalnya Vendor A terlihat lebih mahal, tetapi sudah termasuk stopper, sampel, dan pengiriman. Sementara Vendor B belum memasukkan beberapa komponen tersebut. Artinya, Anda belum bisa mengatakan Vendor B lebih murah hanya dari harga per pcs.

Spesifikasinya harus disamakan dulu.

Ini juga alasan mengapa brief yang jelas sangat membantu saat meminta quotation dari beberapa vendor.

Jangan Lupa Menanyakan Apa yang Termasuk dalam Harga

Selain meminta harga per pcs, tanyakan apa saja yang sudah termasuk.

Minimal cek:

• lanyard

• printing

• hook

• stopper

• buckle jika diperlukan

• holder jika diperlukan

• yoyo jika diperlukan

• desain atau mockup jika dibutuhkan

• sampel

• packing

• pengiriman

• biaya tambahan lainnya

Tidak semua vendor menggunakan struktur quotation yang sama.

Karena itu, jangan hanya bertanya:

“Harga per pcs berapa?”

Lebih aman bertanya:

“Harga tersebut sudah termasuk apa saja?”

Pertanyaan sederhana ini bisa menghindari perbedaan pemahaman di kemudian hari.

Checklist Sebelum Meminta Penawaran Lanyard

Sebelum menghubungi vendor, cek apakah informasi berikut sudah tersedia:

• Tujuan penggunaan lanyard sudah jelas

• Quantity sudah diketahui

• Jumlah desain sudah diketahui

• Lebar lanyard sudah dipilih atau siap meminta rekomendasi

• Material sudah dipilih atau siap meminta rekomendasi

• Konsep printing sudah jelas

• Desain sudah tersedia atau kebutuhan desain sudah dijelaskan

• Warna brand sudah tersedia

• Hook sudah dipilih atau siap meminta rekomendasi

• Stopper/buckle/yoyo sudah dipertimbangkan

• Holder sudah ditentukan

• Deadline sudah jelas

• Lokasi pengiriman sudah diketahui

Tidak harus semuanya sudah terisi. Kalau ada bagian yang belum Anda ketahui, tandai saja “mohon rekomendasi vendor.”

Itu jauh lebih baik daripada memilih spesifikasi secara asal hanya supaya brief terlihat lengkap.

Kesimpulan

Menentukan spesifikasi lanyard sebelum meminta penawaran sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan. Anda tidak perlu mengetahui semua jenis bahan, hook, buckle, atau teknik printing. Mulai dari hal yang paling mudah:

Lanyard akan dipakai untuk apa?

Setelah itu tentukan jumlah, ukuran, desain, material, printing, hook, holder, aksesori, deadline, dan lokasi pengiriman sejauh yang sudah Anda ketahui. Kalau ada bagian yang masih membingungkan, jangan ditebak.

Jelaskan saja cara lanyard tersebut akan digunakan dan minta rekomendasi vendor. Yang paling penting, ketika meminta quotation dari beberapa vendor, berikan brief yang relatif sama. Dengan begitu Anda tidak hanya mendapatkan beberapa angka harga, tetapi bisa membandingkan penawaran berdasarkan spesifikasi produk yang benar-benar setara.

Dan kalau pesanannya cukup banyak, jangan berhenti di quotation. Setelah spesifikasi dan harga disepakati, pastikan detail tersebut kembali diperiksa sebelum masuk ke tahap PO dan produksi.