Ketika perusahaan ingin membuat lanyard keychain custom sebagai souvenir, salah satu pertanyaan yang biasanya muncul setelah desain mulai dibicarakan adalah soal jumlah produksi. Apakah cukup 50 pcs, perlu 100 pcs, atau sekalian 500 sampai 1.000 pcs?

Pertanyaan ini kelihatannya sederhana, tetapi sebenarnya quantity produksi sebaiknya tidak ditentukan hanya dari harga per pcs. Perusahaan perlu melihat siapa penerimanya, untuk kegiatan apa merchandise tersebut dibuat, berapa jumlah orang yang akan menerima, apakah ada kebutuhan cadangan, dan apakah sebagian produk akan disimpan untuk kebutuhan marketing berikutnya.

Karena itu, sebelum meminta quotation ke vendor, sebaiknya perusahaan sudah mempunyai gambaran quantity yang cukup jelas. Dengan begitu, penawaran yang diterima juga lebih mudah dibandingkan karena vendor menghitung kebutuhan berdasarkan spesifikasi dan jumlah yang sama.

Mulai dari Kebutuhan, Bukan dari Jumlah Produksi

Cara paling sederhana menentukan jumlah lanyard keychain adalah mulai dari jumlah penerima. Kalau perusahaan mempunyai 100 orang yang akan menerima souvenir, maka kebutuhan dasarnya tentu 100 pcs.

Namun, kebutuhan produksi biasanya tidak berhenti pada angka tersebut. Bisa saja ada panitia, tamu, partner, customer tertentu, atau beberapa pcs yang memang ingin disimpan sebagai cadangan.

Misalnya sebuah perusahaan mengadakan gathering untuk 150 karyawan. Semua peserta mendapatkan satu lanyard keychain, kemudian perusahaan ingin menyiapkan 15 pcs tambahan untuk kebutuhan internal dan cadangan. Maka kebutuhan produksinya menjadi 165 pcs.

Rumus sederhananya:

Jumlah penerima + kebutuhan tambahan + cadangan = quantity produksi

Dari sini baru perusahaan bisa melihat apakah kebutuhan aktualnya mendekati 50, 100, 250, 500, atau 1.000 pcs.

Berapa Jumlah Lanyard Keychain yang Umumnya Dipesan?

Tidak ada satu angka yang otomatis paling tepat untuk semua perusahaan. Quantity harus mengikuti tujuan penggunaan dan jumlah penerimanya.

Namun, beberapa rentang berikut bisa menjadi gambaran awal ketika perusahaan sedang menyusun kebutuhan merchandise.

Angka tersebut bukan aturan baku. Misalnya kebutuhan sebenarnya 180 pcs, perusahaan tidak harus memaksakan diri menjadi 250 pcs hanya karena angka tersebut terlihat lebih umum.

Sebaliknya, jika kebutuhan aktual sudah mendekati 500 pcs, perusahaan dapat membandingkan quotation pada beberapa quantity untuk melihat perbedaan total biaya dan tambahan stok yang diperoleh.

Untuk kebutuhan lanyard keychain custom, informasi produk IndoLanyard juga dapat menjadi referensi ketika menghitung kebutuhan karena produk tersebut memang ditujukan untuk kebutuhan merchandise dan tersedia dalam produksi custom. Lanyard Keychain Custom IndoLanyard

Pesanan 50 Pcs Cocok untuk Souvenir yang Penerimanya Terbatas

Quantity 50 pcs cukup masuk akal ketika perusahaan memang hanya mempunyai kelompok penerima yang terbatas.

Misalnya perusahaan ingin memberikan merchandise kepada 30 partner bisnis, 10 customer prioritas, dan menyimpan 10 pcs untuk kebutuhan internal. Totalnya tepat 50 pcs.

Quantity seperti ini juga bisa digunakan ketika perusahaan sedang mencoba merchandise baru dan belum membutuhkan stok dalam jumlah besar.

Yang perlu diperhatikan, jangan menentukan 50 pcs hanya karena jumlah tersebut terlihat sebagai quantity yang kecil. Tetap hitung siapa yang akan menerima barangnya.

Kalau penerimanya 75 orang, memesan 50 pcs berarti sejak awal sudah ada 25 orang yang tidak mendapatkan merchandise. Dalam kondisi seperti ini, quantity sebaiknya mengikuti kebutuhan aktual, bukan sekadar mengejar angka produksi tertentu.

Pesanan 100 Pcs untuk Customer dan Kebutuhan Promosi

Quantity 100 pcs mulai cukup fleksibel untuk kebutuhan perusahaan.

Contohnya perusahaan mempunyai 70 customer yang menjadi target pemberian merchandise. Kemudian 20 pcs disiapkan untuk tim sales dan 10 pcs untuk kebutuhan partner atau cadangan.

Totalnya menjadi 100 pcs.

Quantity ini juga dapat digunakan untuk kegiatan promosi yang penerimanya sudah ditentukan sejak awal. Misalnya perusahaan ingin memberikan merchandise kepada 100 peserta terpilih dalam sebuah program marketing.

Pada kondisi seperti ini, perusahaan tidak perlu menghitung berdasarkan jumlah seluruh customer atau jumlah followers media sosial. Yang dihitung adalah jumlah orang yang memang akan menerima lanyard keychain.

Pesanan 250 Pcs Mulai Cocok untuk Event

Ketika kebutuhan mulai masuk ke angka 200–250 pcs, biasanya perencanaan distribusi juga mulai perlu dibuat lebih terstruktur.

Misalnya perusahaan mengadakan seminar dengan 200 peserta. Ada 20 panitia, 10 pembicara, dan 20 pcs tambahan sebagai cadangan.

Maka:

200 + 20 + 10 + 20 = 250 pcs

Dalam contoh ini, angka 250 bukan sekadar angka produksi. Setiap bagian quantity sudah mempunyai peruntukan.

Cara seperti ini akan membantu bagian procurement ketika harus menjelaskan mengapa perusahaan memesan 250 pcs, bukan tepat 200 pcs.

Pesanan 500 Pcs untuk Event atau Distribusi yang Lebih Luas

Quantity 500 pcs dapat muncul ketika perusahaan mempunyai event dengan jumlah peserta cukup banyak atau ingin menggunakan merchandise untuk beberapa kelompok penerima sekaligus.

Contohnya:

• 350 peserta
• 50 panitia
• 25 pembicara dan tamu
• 25 partner
• 50 stok marketing

Totalnya:

500 pcs

Pada jumlah seperti ini, perusahaan sebaiknya mulai memikirkan bukan hanya proses produksi, tetapi juga bagaimana merchandise akan dihitung, dikemas, disimpan, dan dibagikan.

Apalagi jika terdapat beberapa desain berbeda. Quantity masing-masing desain sebaiknya ditulis secara terpisah agar vendor tidak hanya menerima informasi "500 pcs, 3 desain", tetapi mengetahui dengan jelas berapa pcs yang harus dibuat untuk setiap artwork.

Kapan Quantity 1.000 Pcs Mulai Masuk Akal?

Quantity 1.000 pcs biasanya membutuhkan perencanaan yang lebih matang karena jumlah barang yang diproduksi sudah cukup besar.

Misalnya sebuah perusahaan mengadakan event dengan 800 peserta. Selain peserta, terdapat 50 panitia, 30 pembicara dan tamu, serta 120 pcs untuk kebutuhan customer dan stok marketing.

Perhitungannya:

800 + 50 + 30 + 120 = 1.000 pcs

Dalam kasus seperti ini, quantity 1.000 pcs mempunyai dasar kebutuhan yang jelas.

Sebaliknya, kalau perusahaan hanya mempunyai 300 penerima dan tidak mempunyai agenda penggunaan merchandise berikutnya, memproduksi 1.000 pcs perlu dipertimbangkan kembali. Harga satuan yang lebih rendah belum tentu berarti pengadaan menjadi lebih efisien jika sebagian besar barang akhirnya tidak digunakan.

Hitung Jumlah Penerima Terlebih Dahulu

Sebelum menentukan quantity final, buat daftar siapa saja yang akan mendapatkan lanyard keychain.

Ini penting karena penerima merchandise perusahaan biasanya tidak hanya satu kelompok.

Misalnya dalam sebuah event terdapat:

• karyawan
• customer
• partner
• pembicara
• tamu undangan
• panitia

Kalau semua kelompok tersebut digabung tanpa perincian, cukup mudah terjadi salah hitung.

Lebih baik dibuat seperti berikut:

Dengan tabel sederhana seperti ini, procurement sudah mempunyai dasar yang jelas ketika meminta penawaran.

Jangan Menggunakan Jumlah Database Customer sebagai Quantity

Misalnya perusahaan mempunyai 2.000 customer.

Bukan berarti perusahaan membutuhkan 2.000 lanyard keychain.

Kalau merchandise hanya diberikan kepada customer yang datang ke acara tertentu dan jumlahnya diperkirakan 300 orang, maka angka 300 lebih relevan sebagai dasar kebutuhan.

Hal yang sama berlaku untuk program marketing.

Jumlah followers, jumlah database, atau jumlah kontak perusahaan tidak otomatis sama dengan jumlah penerima merchandise.

Yang perlu dihitung adalah:

Siapa yang memang akan menerima produk tersebut?

Setelah itu barulah perusahaan bisa menentukan apakah perlu tambahan untuk customer prioritas, sales, partner, atau stok.

Sisihkan Cadangan Secukupnya

Cadangan dibutuhkan ketika jumlah penerima masih bisa berubah atau perusahaan memang ingin menyimpan beberapa pcs untuk kebutuhan berikutnya.

Misalnya ada 200 peserta event.

Perusahaan bisa saja memproduksi tepat 200 pcs. Tetapi kalau ternyata ada beberapa peserta tambahan atau beberapa merchandise mengalami masalah saat proses distribusi, perusahaan tidak mempunyai ruang cadangan.

Karena itu, perusahaan dapat mempertimbangkan tambahan quantity sesuai kondisi acara.

Sebagai gambaran:

Angka tersebut hanya contoh perhitungan, bukan keharusan bahwa setiap pesanan harus memiliki cadangan 5% atau 10%.

Untuk acara yang pesertanya sudah pasti, cadangan bisa dibuat lebih kecil. Sementara jika jumlah peserta masih berubah, tambahan quantity dapat disesuaikan dengan tingkat ketidakpastian tersebut.

Bedakan Cadangan dengan Stok

Ini juga penting.

Cadangan biasanya disiapkan untuk mengantisipasi kebutuhan dari kegiatan yang sedang berlangsung.

Sedangkan stok memang sengaja disimpan untuk digunakan pada kegiatan berikutnya.

Misalnya perusahaan mempunyai kebutuhan 500 pcs.

Perhitungannya:

450 pcs untuk event

25 pcs untuk kebutuhan internal

25 pcs cadangan

Total:

500 pcs

Tetapi kalau perusahaan memproduksi 600 pcs karena 100 pcs memang sengaja ingin disimpan untuk kegiatan marketing berikutnya, maka 100 pcs tersebut lebih tepat disebut sebagai stok, bukan sekadar cadangan event.

Pembedaan ini akan membantu perusahaan mengontrol persediaan setelah merchandise selesai diproduksi.

Lanyard Keychain untuk Souvenir Karyawan

Untuk kebutuhan karyawan, quantity biasanya lebih mudah dihitung karena perusahaan sudah mempunyai data internal.

Misalnya perusahaan memiliki 350 karyawan dan semua karyawan mendapatkan satu merchandise.

Kebutuhan dasar:

350 pcs

Kemudian perusahaan menambahkan 20 pcs untuk karyawan baru, kebutuhan management, dan cadangan.

Maka:

350 + 20 = 370 pcs

Jika perusahaan mempunyai beberapa cabang, perhitungannya juga bisa dibuat berdasarkan lokasi.

Contohnya:

Pembagian seperti ini membuat proses distribusi setelah produksi jauh lebih mudah.

Lanyard Keychain untuk Customer dan Partner

Kalau targetnya customer dan partner, perusahaan sebaiknya menentukan siapa yang menjadi penerima sebelum menetapkan quantity.

Misalnya:

150 customer prioritas

50 partner

25 calon customer

25 stok sales

Maka totalnya:

250 pcs

Cara ini lebih masuk akal daripada mengatakan "kita punya banyak customer, jadi pesan 500 pcs".

Jumlah database besar tidak selalu berarti seluruh orang tersebut akan menerima merchandise.

Dengan menentukan kelompok penerima lebih dahulu, perusahaan juga dapat menghitung apakah 250 pcs sudah cukup atau perlu menambah stok untuk aktivitas marketing lainnya.

Baca Juga: Apa Itu Lanyard Keychain? Panduan Lengkap Fungsi, Manfaat, Bahan, dan Cara Memilihnya

Jangan Menentukan Quantity Hanya dari Harga per Pcs

Ini bagian yang penting untuk pembaca yang sudah masuk tahap komersial.

Misalnya vendor memberikan harga yang berbeda untuk 100, 250, 500, dan 1.000 pcs. Melihat harga satuan yang semakin rendah mungkin membuat perusahaan tergoda mengambil quantity yang lebih besar.

Tetapi pertanyaan yang sebenarnya perlu dijawab adalah:

Berapa total biaya yang harus dikeluarkan dan berapa banyak merchandise yang benar-benar akan digunakan?

Misalnya kebutuhan aktual hanya 250 pcs. Jika memproduksi 500 pcs berarti ada tambahan 250 pcs yang harus disimpan dan digunakan di kemudian hari.

Kalau perusahaan memang mempunyai agenda marketing berikutnya, tambahan tersebut mungkin mempunyai fungsi. Tetapi jika tidak, harga satuan yang lebih rendah belum tentu memberikan manfaat yang sebanding dengan total pengeluaran.

Buat Beberapa Simulasi Sebelum Memutuskan

Kalau perusahaan masih bingung antara beberapa quantity, minta vendor memberikan beberapa opsi quotation.

Misalnya:

Kemudian lihat perbedaan total biaya, bukan hanya harga satuannya.

Dari sini perusahaan bisa berdiskusi secara internal dengan lebih mudah.

Misalnya bagian marketing membutuhkan stok tambahan, sementara procurement ingin menjaga anggaran. Keduanya dapat melihat angka yang sama sebelum menentukan quantity final.

Perhatikan Packaging Sejak Awal

Kalau lanyard keychain akan diberikan sebagai souvenir, packaging juga perlu masuk dalam perencanaan quantity.

Misalnya perusahaan memesan 500 pcs dan setiap produk harus masuk ke kemasan individual.

Maka minimal perlu disiapkan:

500 lanyard + 500 packaging

Kalau ada kartu ucapan, sticker, atau insert card, jumlahnya juga perlu disesuaikan.

Jangan sampai produksi lanyard sudah selesai tetapi packaging hanya tersedia untuk sebagian merchandise.

Untuk event besar, pembagian seperti ini sebaiknya sudah ditentukan sebelum barang datang supaya proses packing tidak dilakukan secara terburu-buru.

Quantity Besar Membutuhkan Brief yang Lebih Detail

Semakin besar jumlah pesanan, semakin penting detail brief diberikan kepada vendor.

Untuk pesanan 50 pcs, mungkin komunikasinya masih sederhana.

Tetapi ketika masuk 500 atau 1.000 pcs, sebaiknya informasi mencakup:

1. Quantity total.
2. Jumlah desain.
3. Quantity setiap desain.
4. Ukuran.
5. Material.
6. Jenis printing.
7. Aksesori.
8. Packaging.
9. Deadline barang diterima.
10. Alamat pengiriman.

Jika terdapat beberapa desain, jangan hanya menulis:

500 pcs, 3 desain.

Lebih jelas jika ditulis:

Desain A 250 pcs, Desain B 150 pcs, Desain C 100 pcs. Total 500 pcs.

Detail sederhana seperti ini dapat mengurangi risiko salah produksi.

---

Kesimpulan Sementara

Pada akhirnya, menentukan quantity lanyard keychain untuk souvenir perusahaan tidak harus rumit.

Mulailah dari jumlah penerima, kemudian tambahkan kebutuhan lain yang memang mempunyai tujuan jelas.

Jumlah penerima + kebutuhan tambahan + cadangan + stok yang memang akan digunakan = quantity produksi.

Kalau kebutuhan hanya 50 orang, tidak perlu memaksakan quantity menjadi 500 pcs. Sebaliknya, kalau ada 500 penerima ditambah panitia dan cadangan, jangan hanya memesan 500 pcs karena ingin menghemat quantity.

Yang penting bukan mencari angka produksi yang paling besar atau paling kecil, tetapi mendapatkan jumlah yang sesuai dengan distribusi dan rencana penggunaan merchandise perusahaan.

Di bagian berikutnya, pembahasan bisa dilanjutkan ke simulasi quantity berdasarkan jenis kebutuhan — gathering, seminar, giveaway, customer, sales, pameran, dan merchandise tahunan — sekaligus bagaimana menentukan cadangan dan stok agar tidak berlebihan.