Cara Membandingkan Penawaran Lanyard dari Beberapa Vendor

Minta quotation ke tiga vendor lanyard, lalu salah satunya menawarkan harga Rp10.000 per pcs, vendor kedua Rp12.000, dan vendor ketiga Rp15.000.

Sekilas, pilihan paling murah terlihat jelas.

Tapi jangan buru-buru.

Untuk lanyard custom, harga per pcs belum tentu bisa dibandingkan begitu saja. Bisa jadi vendor pertama hanya menghitung tali dan printing, sementara vendor kedua sudah memasukkan hook, stopper, holder, atau ongkos kirim. Vendor ketiga mungkin sudah termasuk sample dan menggunakan spesifikasi material yang berbeda.

Jadi sebelum menentukan vendor, samakan dulu barang yang sedang dibandingkan.

Ini yang sering disebut perbandingan apple-to-apple.

Kalau spesifikasinya sama, baru harga bisa dibaca dengan lebih masuk akal.

Kenapa Quotation Lanyard Tidak Bisa Dibandingkan dari Harga Saja?

Lanyard custom bukan produk dengan satu konfigurasi yang berlaku untuk semua pesanan. Ukuran tali bisa berbeda. Material bisa berbeda. Teknik printing, hook, holder, stopper, yoyo, jumlah pesanan, sampai kebutuhan sample juga bisa berbeda.

Karena itu, dua quotation yang sama-sama menulis:

Lanyard Custom — 500 pcs

belum tentu menawarkan barang yang sama.

Misalnya:

Komponen	Vendor A	Vendor B
Quantity	500 pcs	500 pcs
Lebar	2 cm	2 cm
Material	Tissue	Polyester
Printing	Full color	Full color
Hook	Standar	Standar
Stopper	Termasuk	Tidak
Holder	Termasuk	Tidak
Sample	Ada	Tidak
Pengiriman	Termasuk	Belum
Total	Rp...	Rp...

Kalau melihat angka total saja, Vendor B mungkin terlihat lebih murah.

Padahal produknya tidak sama.

Itulah kenapa spesifikasi harus dikunci terlebih dahulu sebelum membandingkan harga. Ini juga sejalan dengan informasi yang perlu disiapkan sebelum meminta quotation.

Mulai dari Menyamakan Spesifikasi

Sebelum membuka kalkulator atau spreadsheet, buat satu daftar spesifikasi yang menjadi acuan semua vendor.

Misalnya:

• Quantity: 500 pcs

• Lebar: 2 cm

• Material: tissue

• Printing: full color

• Sisi printing: dua sisi

• Hook: standar

• Stopper: termasuk

• Holder: termasuk

• Desain: dari buyer

• Sample: diperlukan

• Deadline: 20 Oktober

• Pengiriman: Bandung

Kemudian kirim brief yang sama kepada Vendor A, B, dan C. Dengan cara ini, Anda tidak membandingkan tiga produk yang berbeda. Anda membandingkan tiga penawaran untuk produk yang sama.

Kalau Anda masih berada di tahap sebelum meminta quotation dan belum yakin dengan spesifikasinya, gunakan panduan Cara Menentukan Spesifikasi Lanyard Sebelum Meminta Penawaran terlebih dahulu.

1. Cek Quantity

Pertama, pastikan jumlah pcs yang dihitung setiap vendor sama. Misalnya kebutuhan sebenarnya 500 pcs.

Jangan sampai:

• Vendor A menghitung 500 pcs

• Vendor B menghitung 1.000 pcs

• Vendor C menghitung 500 pcs + cadangan

Harga per pcs tentu bisa berbeda. Kalau Anda masih mempertimbangkan jumlah pesanan, Anda juga bisa meminta simulasi.

Contohnya:

“Mohon quotation untuk 250 pcs, 500 pcs, dan 1.000 pcs dengan spesifikasi yang sama.”

Cara ini membantu melihat bagaimana perubahan quantity memengaruhi harga. Jangan lupa cek juga apakah ada MOQ atau minimum order.

Untuk pesanan custom, kebijakan MOQ bisa berbeda antarvendor dan bisa bergantung pada produk atau spesifikasi yang dipilih.

2. Pastikan Ukuran Lanyard Sama

Ukuran 1,5 cm, 2 cm, dan 2,5 cm bukan sekadar perbedaan tampilan. Lebar tali juga memengaruhi area desain dan konfigurasi produk.

Kalau Vendor A menghitung lanyard 1,5 cm sedangkan Vendor B menghitung 2 cm, harga keduanya tidak bisa langsung dibandingkan.

Tulis ukuran secara eksplisit dalam brief.

Misalnya:

Lebar lanyard: 2 cm

Kalau ada panjang tertentu yang harus dipenuhi, masukkan juga. Semakin jelas spesifikasinya, semakin kecil ruang untuk salah memahami quotation.

3. Periksa Material

Nama produknya boleh sama-sama “lanyard custom”, tetapi materialnya belum tentu sama. Misalnya satu vendor menggunakan polyester, sedangkan vendor lain menawarkan tissue. Keduanya bisa sama-sama terlihat menarik di foto.

Tetapi karakter material, tekstur, tampilan printing, dan hasil akhirnya bisa berbeda. Karena itu, cari bagian material pada quotation.

Kalau tidak tertulis, tanyakan.

“Material yang digunakan untuk quotation ini apa?”

Jangan menganggap semua vendor otomatis menghitung menggunakan bahan yang sama.

Kalau Anda ingin memahami lebih jauh perbedaan material sebelum membandingkan quotation, Anda bisa menggunakan artikel Bahan Lanyard untuk Custom Printing sebagai referensi.

4. Cek Teknik dan Sisi Printing

“Full color” saja belum selalu cukup untuk membaca quotation. Perhatikan apakah penawaran menjelaskan:

• teknik printing

• satu sisi atau dua sisi

• desain yang sama atau berbeda

• pola desain

• kebutuhan khusus pada artwork

Misalnya Vendor A memberikan harga untuk printing satu sisi, sedangkan Vendor B untuk dua sisi. Vendor B tentu bisa terlihat lebih mahal. Padahal spesifikasinya memang berbeda. Kalau kebutuhan Anda dua sisi, pastikan semua vendor menghitung dua sisi.

5. Bandingkan Hook dan Aksesori

Ini salah satu bagian yang paling mudah terlewat. Lanyard bisa menggunakan hook standar, buckle, detachable buckle, stopper, safety breakaway, yoyo, dan aksesori lainnya.

Jadi jangan hanya membaca:

Lanyard custom 2 cm

Cek sampai bagian bawah quotation.

Apakah hook sudah termasuk?

Apakah stopper termasuk?

Bagaimana dengan holder?

Apakah yoyo dihitung terpisah?

Misalnya:

Vendor A

Lanyard + hook + stopper

Vendor B

Lanyard + hook

Kalau harga Vendor B lebih murah, itu belum berarti penawarannya lebih rendah untuk produk yang sama. Ada satu komponen yang belum masuk.

6. Periksa Apakah Holder Sudah Termasuk

Kalau Anda membutuhkan ID card holder, pastikan statusnya jelas.

Jangan berasumsi:

“Saya pesan lanyard untuk ID card, berarti holder pasti termasuk.”

Belum tentu.

Ada quotation yang hanya menghitung tali.

Ada yang sudah memasukkan holder.

Ada juga yang menawarkan holder sebagai add-on.

Jadi tuliskan secara jelas:

Holder: termasuk

atau:

Holder: tidak diperlukan

Kalau membutuhkan holder, pastikan model dan jumlahnya juga sesuai. Ini penting terutama untuk pesanan corporate yang jumlahnya ratusan atau ribuan pcs.

7. Cek Desain dan Mockup

Periksa apakah biaya desain sudah termasuk atau tidak.

Misalnya:

• Anda sudah punya artwork final

• Vendor hanya melakukan produksi

atau:

• Anda baru punya logo

• Vendor membantu membuat desain lanyard

Keduanya merupakan pekerjaan yang berbeda. Begitu juga dengan mockup.

Ada vendor yang memberikan mockup digital sebelum produksi. Ada pula yang hanya memproduksi berdasarkan file yang sudah disetujui. Kalau Anda membutuhkan mockup untuk approval internal, tanyakan apakah proses tersebut sudah termasuk dalam penawaran.

8. Jangan Lewatkan Sample

Kalau order hanya beberapa puluh pcs, sample fisik mungkin bukan selalu prioritas. Tetapi untuk pesanan ratusan atau ribuan pcs, sample bisa menjadi hal yang layak dibicarakan.

Sample membantu melihat produk secara nyata sebelum produksi massal. Anda bisa mengecek:

• material

• lebar tali

• warna

• hasil printing

• hook

• stopper

• holder

• jahitan

• finishing

Yang perlu diperhatikan, mockup digital dan sample fisik bukan hal yang sama. Mockup membantu melihat gambaran desain. Sample fisik membantu melihat produk sebenarnya.

Mengajukan Sample Lanyard Sebelum Produksi Massal adalah cara yang bisa dipakai agar hasil maksimal.

9. Bandingkan Lead Time

Harga sudah sama. Spesifikasi sudah sama. Sekarang lihat waktunya.

Misalnya:

Vendor	Estimasi Produksi
A	7 hari
B	10 hari
C	14 hari

Jangan langsung menyimpulkan Vendor A lebih baik hanya karena paling cepat. Yang perlu diketahui adalah apa yang dimaksud dengan 7 hari tersebut.

Apakah tujuh hari kerja atau tujuh hari kalender?

Kapan hitungannya dimulai?

Apakah setelah pembayaran?

Setelah PO?

Setelah artwork disetujui?

Setelah sample disetujui?

Pertanyaan seperti ini penting karena “produksi 7 hari” belum tentu berarti barang sampai di tangan Anda dalam tujuh hari.

Ada proses approval, packing, dan pengiriman yang perlu diperhitungkan.

10. Cek Biaya Pengiriman

Ini sering menjadi sumber perbedaan harga yang cukup besar.

Misalnya:

Vendor A

Rp12.000/pcs, sudah termasuk pengiriman.

Vendor B

Rp11.000/pcs, belum termasuk pengiriman.

Sekilas Vendor B lebih murah.

Tetapi setelah ongkos kirim ditambahkan, totalnya bisa berubah. Karena itu, ketika meminta quotation, minta vendor menjelaskan:

• harga produk

• biaya pengiriman

• tujuan pengiriman

• metode pengiriman

• estimasi waktu sampai

Kalau barang akan dikirim ke beberapa cabang, sampaikan sejak awal. Jangan menunggu sampai quotation sudah disetujui.

11. Cek Pajak dan Biaya Tambahan

Untuk kebutuhan corporate atau procurement, periksa juga apakah quotation sudah mencantumkan pajak yang relevan.

Selain itu, lihat apakah ada biaya tambahan seperti:

• biaya desain

• sample

• setup produksi

• packaging khusus

• pengiriman

• biaya tambahan aksesori

Tidak semua quotation memiliki struktur yang sama. Kalau ada bagian yang tidak jelas, tanyakan sebelum membandingkan total.

Jangan Bandingkan Harga per Pcs, Bandingkan Total Pesanan

Ini bagian yang sangat penting.

Misalnya:

Vendor A

500 pcs × Rp12.000 = Rp6.000.000

Pengiriman = Rp300.000

Sample = Rp0

Total = Rp6.300.000

Vendor B

500 pcs × Rp11.500 = Rp5.750.000

Pengiriman = Rp500.000

Sample = Rp250.000

Total = Rp6.500.000

Kalau hanya melihat harga per pcs:

Vendor B = Rp11.500
Vendor A = Rp12.000

Vendor B terlihat lebih murah.

Tetapi setelah seluruh biaya dimasukkan:

Vendor A = Rp6.300.000
Vendor B = Rp6.500.000

Sekarang gambarnya berbeda.

Karena itu, untuk purchasing, total biaya pengadaan lebih berguna daripada sekadar harga satuan.

Buat Tabel Perbandingan Vendor

Kalau Anda sedang membandingkan tiga atau empat vendor, jangan mengandalkan ingatan atau chat WhatsApp.

Buat satu tabel sederhana.

Contohnya:

Komponen	Vendor A	Vendor B	Vendor C
Quantity	500	500	500
Lebar	2 cm	2 cm	2 cm
Material	Tissue	Tissue	Tissue
Printing	Full color	Full color	Full color
Sisi cetak	2 sisi	2 sisi	2 sisi
Hook	Standar	Standar	Standar
Stopper	Ya	Ya	Tidak
Holder	Ya	Tidak	Ya
Sample	Ya	Tidak	Ya
Produksi	10 hari	7 hari	12 hari
Pengiriman	Termasuk	Belum	Termasuk
Total	Rp...	Rp...	Rp...

Sekarang Anda bisa melihat perbedaannya dengan cepat. Kalau ada kolom yang kosong, jangan langsung menghitung vendor tersebut lebih murah.

Kosong berarti perlu dikonfirmasi.

Bagaimana Kalau Vendor Memberikan Quotation dengan Format Berbeda?

Ini sangat mungkin terjadi.

Vendor A mengirim PDF lengkap.

Vendor B hanya mengirim tabel harga melalui WhatsApp.

Vendor C mengirim file Excel dengan banyak komponen.

Jangan membandingkan formatnya. Ambil informasi penting dari masing-masing quotation lalu masukkan ke tabel Anda sendiri.

Misalnya:

Harga produk: Rp...

Aksesori: Rp...

Sample: Rp...

Pengiriman: Rp...

Pajak: Rp...

Total: Rp...

Dengan cara ini, semua quotation akhirnya memiliki format perbandingan yang sama.

Kalau Ada Harga yang Jauh Lebih Murah, Jangan Langsung Senang

Misalnya tiga vendor memberikan:

• Vendor A: Rp12.000

• Vendor B: Rp12.500

• Vendor C: Rp8.500

Perbedaan sebesar itu layak ditanyakan. Bukan berarti Vendor C pasti bermasalah. Bisa saja memang struktur biayanya berbeda. Tetapi Anda perlu tahu penyebabnya.

Tanyakan:

“Boleh dibantu jelaskan spesifikasi yang termasuk dalam harga Rp8.500 tersebut?”

Mungkin materialnya berbeda.

Mungkin aksesori belum termasuk.

Mungkin harga tersebut belum termasuk pengiriman.

Mungkin quantity minimum berbeda.

Atau memang vendor tersebut memiliki struktur harga yang lebih rendah.

Jangan menebak. Tanya.

Bagaimana Menilai Kualitas dari Quotation?

Quotation memang bukan alat untuk mengukur kualitas produk secara langsung. Tetapi dari dokumen tersebut, Anda bisa melihat seberapa jelas vendor menjelaskan pesanannya.

Perhatikan apakah quotation mencantumkan:

• spesifikasi produk

• quantity

• harga satuan

• total harga

• aksesori

• lead time

• sample jika ada

• pengiriman

• masa berlaku quotation

• syarat pembayaran

Kalau semua tertulis jelas, Anda lebih mudah memahami apa yang sebenarnya ditawarkan.

Kalau hanya ada satu angka:

“500 pcs = Rp6.000.000”

Anda masih perlu bertanya banyak hal.

Jangan Campur Tahap Membandingkan Harga dengan Tahap Memilih Vendor

Ini juga perlu dibedakan.

Membandingkan quotation berarti memastikan penawaran yang diterima setara.

Memilih vendor berarti melihat apakah vendor tersebut mampu memenuhi kebutuhan Anda.

Setelah quotation sudah dibuat apple-to-apple, baru Anda bisa melihat faktor lain seperti:

• kemampuan produksi

• sample

• lead time

• quality control

• komunikasi

• pengiriman

• kemampuan repeat order

Indolanyard juga memiliki panduan Vendor Lanyard untuk Perusahaan, 10 Pertanyaan Sebelum Deal yang bisa digunakan pada tahap setelah quotation ketika Anda sudah memiliki beberapa kandidat vendor.

Jadi jangan membuat dua tahap ini menjadi satu.

Pertama, samakan penawarannya.

Setelah itu, nilai vendor berdasarkan kebutuhan Anda.

Contoh Kasus: Kenapa Harga Termurah Belum Tentu Penawaran Termurah?

Misalnya sebuah perusahaan membutuhkan:

• 1.000 pcs

• lanyard 2 cm

• tissue

• full color dua sisi

• hook standar

• stopper

• holder

• sample

• pengiriman ke Bandung

Tiga vendor memberikan quotation.

Vendor A

Harga per pcs: Rp12.000
Sample: termasuk
Holder: termasuk
Pengiriman: termasuk

Vendor B

Harga per pcs: Rp10.500
Sample: belum termasuk
Holder: belum termasuk
Pengiriman: belum termasuk

Vendor C

Harga per pcs: Rp11.800
Sample: termasuk
Holder: termasuk
Pengiriman: belum termasuk

Kalau Anda hanya melihat harga per pcs, Vendor B terlihat paling rendah.

Tetapi setelah semua komponen dihitung, urutannya bisa berubah.

Inilah inti dari membandingkan quotation:

Jangan membandingkan angka yang terlihat. Bandingkan apa yang Anda dapatkan dari angka tersebut.

Template Sederhana untuk Membandingkan Quotation

Kalau Anda sering melakukan pengadaan lanyard, gunakan format berikut.

Data Pesanan

Produk: Lanyard custom
Quantity: 500 pcs
Ukuran: 2 cm
Material: Tissue
Printing: Full color 2 sisi
Hook: Standar
Stopper: Ya
Holder: Ya
Sample: Ya
Deadline: ...
Pengiriman: ...

Perbandingan

Komponen	Vendor A	Vendor B	Vendor C
Harga per pcs
Total produk
Sample
Aksesori
Pengiriman
Pajak
Biaya lain
Total akhir
Lead time
Masa berlaku quotation
Catatan

Tidak perlu dibuat rumit.

Yang penting semua vendor dinilai menggunakan dasar yang sama.

Kapan Harus Meminta Revisi Quotation?

Ada beberapa kondisi ketika Anda sebaiknya meminta vendor memperbarui penawaran.

Misalnya:

Spesifikasi berubah

Awalnya:

1.000 pcs

Kemudian menjadi:

1.500 pcs

Minta quotation baru.

Aksesori berubah

Awalnya tanpa holder. Kemudian membutuhkan holder. Minta revisi.

Desain berubah

Kalau perubahan desain memengaruhi proses produksi atau jumlah desain, konfirmasi ulang.

Deadline berubah

Kalau awalnya barang dibutuhkan akhir bulan lalu menjadi minggu depan, tanyakan kembali kapasitas dan lead time.

Jangan menggunakan quotation lama untuk spesifikasi baru.

Setelah Vendor Dipilih, Jangan Langsung Produksi

Masih ada satu langkah penting.

Pastikan detail final kembali dikunci.

Cocokkan:

• produk

• quantity

• ukuran

• material

• printing

• desain

• hook

• aksesori

• harga

• lead time

• pengiriman

Baru setelah itu masuk ke proses PO dan produksi.

Untuk tahap ini, Anda bisa menggunakan panduan PO Lanyard, Apa Saja yang Harus Dicantumkan Sebelum Produksi?

Alurnya menjadi cukup jelas:

Spesifikasi → quotation → perbandingan → pilih vendor → PO → produksi

Jangan melompati bagian tengah hanya karena sudah cocok dengan harga.

Checklist Membandingkan Penawaran Lanyard

Sebelum menentukan pilihan, cek satu per satu:

• Quantity sama

• Lebar lanyard sama

• Material sama

• Teknik printing sama

• Jumlah sisi printing sama

• Desain sama

• Hook sama

• Stopper sama

• Holder sama

• Aksesori tambahan sama

• Sample sudah dibandingkan

• Lead time sudah jelas

• Pengiriman sudah dihitung

• Pajak sudah diperiksa

• Biaya tambahan sudah diketahui

• Total akhir sudah dihitung

• Masa berlaku quotation sudah dicek

Kalau semua sudah dicentang, barulah perbandingan harga menjadi lebih masuk akal.

Jadi, Bagaimana Cara Membandingkan Penawaran Lanyard?

Cara paling aman sebenarnya sederhana:

Samakan spesifikasi → cek komponen → hitung total → bandingkan lead time → cek layanan → baru tentukan vendor.

Jangan mulai dari pertanyaan:

“Vendor mana yang paling murah?”

Mulai dari:

“Apakah semua vendor menawarkan barang dan layanan yang sama?”

Kalau jawabannya belum, kembali ke spesifikasi.

Bisa jadi harga Vendor A lebih tinggi karena sudah termasuk holder, sample, dan pengiriman. Bisa juga Vendor B memang lebih murah karena memiliki struktur produksi yang berbeda.

Yang penting, Anda tahu alasannya.

Untuk pembelian lanyard dalam jumlah besar, cara ini membuat proses pengadaan jauh lebih mudah dipertanggungjawabkan. Purchasing atau PIC juga memiliki dasar yang jelas ketika menjelaskan kenapa satu quotation berbeda dengan quotation lainnya.

Dan kalau semua sudah dibandingkan dengan spesifikasi yang sama, Anda tidak lagi sekadar mencari harga lanyard paling murah.

Anda sedang mencari penawaran yang paling jelas untuk produk yang memang Anda butuhkan.